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Manual del Administrador

Sistema de Control Horario

Deliberry Hill · Versión 2.0 · 2024

Índice de contenidos

  1. Configuración inicial del sistema
  2. Gestión de empleados y horarios
  3. Zonas de geofencing
  4. Visualización y administración de fichajes
  5. Aprobación de solicitudes de ausencia
  6. Gestión de horas extras
  7. Informes automáticos y notificaciones
  8. Notificaciones de anomalías
  9. Gestión de vacaciones y días disponibles
  10. Correcciones de fichaje

1.Configuración inicial del sistema

Accede a Config. Control Horario desde el Área de Trabajadores. Esta sección incluye tres pestañas principales:

⚙️ Parámetros Generales

  • Redondeo de fichajes: Define el número de minutos al que se redondeará la hora de fichaje (0 = sin redondeo).
  • Días festivos: Gestión del calendario de festivos. Los días festivos se excluyen del cómputo de jornada.
  • Días laborables por defecto: Configura qué días de la semana son laborables para el conjunto de la empresa.

👤 Horarios por Empleado

  • Configura las horas diarias que debe trabajar cada empleado.
  • Opción NO_COMPUTABLES: Para autónomos cuyas horas no deben computarse en el sistema.
  • Saldo inicial de horas extras: Puedes introducir un saldo de partida si el empleado ya tenía horas acumuladas antes de empezar a usar el sistema.

🔔 Notificaciones

Configuración de alertas automáticas (ver Sección 7 y 8).

2.Gestión de empleados y horarios

Para que un empleado pueda usar el sistema de fichaje, debe estar correctamente configurado:

  1. El empleado debe tener un registro en "Personal" con su email profesional.
  2. Su usuario de la app debe estar vinculado al empleado. Esto se hace desde la sección Gestión de Usuarios, asignando el employee_id correspondiente.
  3. Configurar su horario desde Config. Control Horario → Horarios. Define las horas diarias que debe trabajar.

⚠️ Autónomos: Si el empleado tiene relación laboral "Autónomo" y no tiene horas configuradas (o está marcado como NO_COMPUTABLES), no podrá acceder al Control Horario. Esta es una restricción intencional del sistema.

3.Zonas de geofencing

El geofencing permite verificar que los empleados fichan desde ubicaciones autorizadas.

Configuración de zonas:

  1. Accede a Config. Control Horario → Parámetros → Zonas Autorizadas.
  2. Crea zonas con nombre, coordenadas de centro y radio en metros.
  3. Asigna las zonas a empleados específicos o déjalas como zonas globales para todos.

✅ within_zone

El empleado está dentro de la zona autorizada

⚠️ out_of_zone

El empleado está fuera de la zona autorizada

📍 no_location

No se ha podido obtener la ubicación

Nota: Un fichaje fuera de zona se registra igualmente pero queda marcado para revisión del administrador.

4.Visualización y administración de fichajes

Accede a Admin. Control Horario para visualizar todos los fichajes del personal.

Funcionalidades disponibles:

  • Vista por día: Ver todos los fichajes de un día específico con el estado de cada empleado.
  • Vista por empleado/mes: Ver el historial completo de un empleado en un mes determinado.
  • Añadir registro manual: Crear un fichaje manualmente para un empleado (útil cuando olvida fichar).
  • Editar fichajes: Modificar horas de entrada, salida o descanso de cualquier registro.
  • Eliminar registros: Borrar fichajes erróneos.
  • Exportar: Descargar los datos en formato Excel o PDF para nóminas u otros usos.

5.Aprobación de solicitudes de ausencia

Cuando un empleado envía una solicitud de ausencia, el administrador recibe una notificación. Para gestionarla:

  1. Accede a Admin. Control Horario → Solicitudes de Ausencia.
  2. Revisa las solicitudes pendientes. Puedes ver el tipo, fechas, motivo y documentos adjuntos.
  3. Pulsa "Aprobar" o "Rechazar".
  4. Añade comentarios opcionales que el empleado verá en su solicitud.

ℹ️ Opción "No descontar": Al aprobar una solicitud, puedes marcar "No descontar" para que los días no se resten del saldo de vacaciones del empleado. Útil para permisos especiales o compensaciones.

6.Gestión de horas extras

El sistema calcula automáticamente las horas extras en base a las horas configuradas para cada empleado.

Liquidación de horas extras:

Accede a Admin. Control Horario → Liquidación de Horas Extras. Esta función permite:

  • Ver el saldo de horas extras acumuladas por cada empleado.
  • Definir cuántas horas se pagan en nómina y cuántas se traspasan al mes siguiente.
  • Configurar el precio por hora extras para cada empleado.
  • Generar un CSV con el resumen de la liquidación para el departamento de nóminas.
  • El historial de liquidaciones queda registrado permanentemente.

📊 Balance de horas: El saldo total de cada empleado se compone de: horas del mes actual + horas arrastradas de meses anteriores + saldo inicial configurado.

7.Informes automáticos por email

Accede a Admin. Control Horario → Informes Automáticos para configurar reportes periódicos.

Configuración de un informe:

  1. Nombre: Identificador del informe (ej: "Informe semanal fichajes").
  2. Frecuencia: Diario, semanal o mensual.
  3. Hora de envío: A qué hora se envía (en hora local).
  4. Período de datos: Automático (período anterior), fechas fijas, semana/mes próximo.
  5. Formato: PDF, Excel o solo email sin adjunto.
  6. Destinatarios: Admins del sistema, empleados individuales, o emails adicionales.
  7. Filtro de empleados: Todos, por departamento, o empleados específicos.
  8. Secciones a incluir: Fichajes, horas extras, ausencias, anomalías, ausencias futuras planificadas.

▶️ Ejecución manual: Puedes ejecutar cualquier informe manualmente en cualquier momento desde la configuración. También puedes especificar un rango de fechas diferente al configurado sin modificar la configuración permanente.

8.Notificaciones de anomalías

El sistema puede enviar alertas automáticas cuando detecta irregularidades en los fichajes. Configúralas en Config. Control Horario → Notificaciones.

Tipos de notificación:

🔔 Día sin fichar

Alerta al administrador y/o empleado cuando un trabajador no ha registrado entrada en un día laborable. Se envía al final del día o en el período configurado.

🔔 Anomalías de fichaje

Detecta y notifica casos como: fichaje fuera de zona, exceso de horas trabajadas, ausencia de salida, o fichajes con tolerancia excedida.

🔔 Recordatorio de entrada

Envía un aviso al empleado si a una determinada hora aún no ha fichado la entrada (útil para empleados con horario fijo).

🔔 Recordatorio de salida

Avisa al empleado si lleva muchas horas trabajando sin registrar salida.

ℹ️ Destinatarios: Cada notificación puede enviarse a administradores, al propio empleado, o a ambos. Puedes también añadir emails adicionales como destinatarios.

9.Gestión de vacaciones y días disponibles

El sistema gestiona el saldo de vacaciones de cada empleado de forma automática.

Cómo funciona el saldo:

  • Los días disponibles se configuran anualmente desde Config. Control Horario → Parámetros Iniciales.
  • Cuando se aprueba una solicitud de vacaciones, los días se descuentan automáticamente.
  • Al inicio de cada año, el saldo se resetea con los días que correspondan al nuevo año (configurable).
  • Los días sobrantes del año anterior pueden traspasarse (según política de empresa).

⚠️ Ajuste manual: Si necesitas ajustar el saldo de un empleado manualmente (por una incorporación a mitad de año, por ejemplo), puedes hacerlo desde los parámetros iniciales del empleado.

10.Correcciones de fichaje

Los empleados pueden solicitar correcciones a sus fichajes. Estas solicitudes requieren aprobación del administrador.

Gestión de correcciones:

  1. Accede a Admin. Control Horario → Correcciones Pendientes.
  2. Revisa cada solicitud: el empleado indicará el registro erróneo y el valor correcto.
  3. Aprueba o rechaza la corrección con comentarios opcionales.
  4. Si apruebas, el fichaje se actualiza automáticamente con los valores corregidos.

ℹ️ Corrección directa: Los administradores también pueden editar cualquier fichaje directamente desde la vista de Admin. Control Horario, sin necesidad de que el empleado solicite la corrección.

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